Ваш браузер устарел. Рекомендуем обновить его до последней версии.

Как сдать справки 2‑НДФЛ за 2015 год с первого раза

Опубликовано 29.03.2016

1 апреля — последний день, когда можно сдать справки 2-НДФЛ за 2015 год. Мы выяснили у спецоператоров, какие частые ошибки сейчас бывают у компаний.

За 2015 год нужно сдать новые справки 2-НДФЛ (приказ ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485). Отчет по старой форме у вас не примут (письмо ФНС России от 28 декабря 2015 г. № БС-3-11/4997). Поэтому убедитесь, что в вашей программе форму обновили.

ИНН указывать не обязательно

В начале года налоговики не принимали у компаний справки 2-НДФЛ без ИНН получателей доходов. Дескать, номера есть у каждого российского гражданина, даже если он не ходил его получать в налоговую. Но потом в ФНС официально подтвердили, что справку примут даже без ИНН сотрудника, ведь это не обязательный реквизит (письмо от 27 января 2016 г. № БС-4-11/1068). И программы в инспекциях уже работают так, что отчетность без идентификационного номера налогоплательщика проходит форматно-логический контроль.

После отправки электронного 2-НДФЛ вы получите протокол с сообщением следующего содержания: «Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России». Это не ошибка. Если других погрешностей форматно-логического контроля нет, считайте, что справки сданы (письмо ФНС России от 3 февраля 2016 г. № БС-4-11/1584).

Социальных вычетов в справке быть не должно

Часто компании ошибаются при выборе нужных кодов. Например, ставят зарплатный код 2000 напротив выплат подрядчикам, тогда как правильный код — 2010. Другой актуальный пример — по ошибке включают в справку за 2015 год коды вычетов на обучение и лечение — 320 и 324. Однако эти коды новые и применяются только с 2016 года. Их в справке за 2015 год быть не должно, поскольку раньше социальные вычеты нельзя было получать по месту работы. С 1 января 2016 года такие ошибки грозят штрафом как за справку с недостоверными сведениями. Штраф — 500 руб. за каждый документ с ошибками (п. 1 ст. 126.1 НК РФ, письмо ФНС России от 18 декабря 2015 г. № БС-4-11/22203).

Еще пример частой ошибки — детские вычеты. Например, если отразить в справке стандартный вычет на третьего ребенка в размере 3000 руб., а код поставить по вычету на первого ребенка — 114. Сумма детского вычета с таким кодом — 1400 руб. Увидев расхождение, налоговики спросят о его причинах. Их будет интересовать, не предоставила ли компания вычет в сумме большей, чем требовалось. И если недоплата подтвердится, придется перечислить в бюджет недостающую сумму с учетом пеней (ст. 75 НК РФ). А также штраф за неисполнение обязанностей налогового агента в размере 20 процентов от недоплаченного НДФЛ (ст. 123 НК РФ).

Все коды доходов и вычетов есть в приказе ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. Самые частые мы привели в таблице.

Верные коды вычетов и доходов
Вид дохода/вычетаКод
Доходы
Дивиденды 1010
Зарплата 2000
Вознаграждение по договору подряда 2010
Отпускные 2012
Больничное пособие 2300
Материальная выгода 2610
Материальная помощь 2760
Доходы, у которых нет своих кодов (например, сверхнормативные суточные, компенсация за неиспользованный отпуск) 4800
Вычеты
Детский вычет на первого ребенка 114
Детский вычет на второго ребенка 115
Вычет на третьего ребенка и следующих детей 116
Вычет на ребенка-инвалида 117
Имущественный вычет 311
Вычет на обучение (только по доходам с 2016 г.) 320
Вычет на лечение (только по доходам с 2016 г.) 324
Вычет из стоимости подарков (до 4000 руб. в год) 501
Вычет из суммы матпомощи (до 4000 руб. в год) 503

Не нужно сдавать реестр с электронными 2-НДФЛ

Важная деталь

Не сдавайте электронные 2-НДФЛ с реестром справок. Он нужен, только когда отчитываетесь на бумаге.

Некоторые бухгалтеры вместе с электронным отчетом пытаются сдать реестр справок 2-НДФЛ. Но он нужен только при сдаче бумажных справок (п. 15 Порядка, утв. приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576). Поэтому не создавайте сами себе лишней работы. Даже если программа спецоператора отправит такой реестр вместе с электронными справками, распаковать его налоговики не смогут.

Подписывать справки должен тот, кто отправляет

Важная деталь

Если отчитываетесь электронно, впишите фамилию владельца электронной подписи.

Другая частая ошибка — в фамилии того, кто подписывает справки. Коллеги нередко ставят данные директора, когда, например, сертификат электронной подписи принадлежит главбуху. Такая справка в инспекцию не уйдет. Если отчитываетесь через спецоператора, указывайте фамилию того сотрудника, кто визирует электронный отчет. Это не будет ошибкой. В порядке заполнения справки нет условия о том, что подписывать справки должен только руководитель компании (Порядок, утв. приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485).

Некоторые коллеги вообще не вписывают в справку фамилию того, кто отвечает за сдачу справки. Между тем это обязательный реквизит отчета. Если его не заполнить, справку не примут ни в электронном виде, ни на бумаге.

В справках по иностранцам есть особенности

Проще

Перед сдачей проверьте справки через бесплатную программу Tester на сайте nalog.ru > «Программные средства». Сервис быстро покажет расхождения.

Если у вас есть иностранные сотрудники на патенте, справки 2-НДФЛ на них заполняйте в общем порядке, но с тремя особенностями.

Во-первых, в поле «Статус» поставьте цифру 6. Так налоговики поймут, что это иностранец на патенте.

Во-вторых, сумму НДФЛ, которую сотрудник заплатил по патенту, отразите в разделе 5 в поле «Сумма фиксированных авансовых платежей». И в-третьих, не забудьте вписать номер и дату уведомления, которое подтверждает право иностранца на вычет НДФЛ. Это поле важное — если про него забыть, налоговики могут решить, что вы неправомерно предоставили вычеты. Они доначислят налог, потребуют пени и штраф за неисполнение обязанностей налогового агента (ст. 123 НК РФ).

Акционерные общества не должны включать
дивиденды в 2-НДФЛ

По дивидендам АО всегда заполняют приложение № 2 к декларации по налогу на прибыль. Дублировать сведения об этих выплатах в справках 2-НДФЛ не надо. Это лишняя работа для бухгалтера. Инспекторы могут потребовать от АО сдать аннулирующую справку, когда увидят, что дивиденды продублированы. Потом компании придется сдать еще раз справку, но уже без дивидендов.

Дивиденды отражают только ООО

В справку 2-НДФЛ включают все доходы, которые облагаются налогом. Но не ошибитесь с дивидендами. Акционерные общества отражать их в справке не должны. Им достаточно заполнить специальное приложение № 2 к декларации по налогу на прибыль. Это подтверждают чиновники (письмо ФНС России от 2 февраля 2015 г. № БС-4-11/1443).

ООО приложение № 2 к декларации по прибыли не заполняют. Поэтому для ООО единственный способ отчитаться о выплаченных дивидендах и перечисленном налоге — заполнить справки 2-НДФЛ (письмо Минфина России от 19 октября 2015 г. № 03-03-06/1/59890).

 

Образец заполнения справки 2-НДФЛ за 2015 год